Любая компания рано или поздно сталкивается с необходимостью в такой процедуре, как архивирование бухгалтерских документов, причем она представляет собой не просто передачу бумаг в архив, но и их каталогизацию. Это необходимо, чтобы в любой момент найти нужную выписку или счет среди множества остальных.
Небольшие организации вполне могут организовать собственный архив или даже просто хранить все бумаги в шкафу в офисе. Однако компании, масштабы деятельности которых огромны, чаще всего прибегают к услугам сторонних компаний.
Преимущества профессиональной архивации
Одно из них — самое банальное, но одно из самых важных — это наличие помещения, в котором предусмотрена пожарная сигнализация, имеются грамотно продуманные системы хранения, постоянно поддерживается требуемый температурный и влажностной режим.
Подробности об условиях, позволяющих свести к нулю риски случайной утери важных бумаг, можно найти на сайте https://www.archiv.ru/all-services/processing/arhivirovanie-buhgalterskih-dokumentov/, где представлена подробная информация о работе с бухгалтерскими документами.
К другим преимуществам относятся:
- возможность хранения практически любых объемов документов;
- гарантия сохранности, возможность переноса бумаг в электронную форму и создания архива в цифровом виде;
- наличие современных систем контроля и управления доступом (СКУД), а также аппаратуры, обеспечивающей безопасность архива;
- сохранение полной конфиденциальности, попадание документов к третьим лицам полностью исключается.
Еще одно неоспоримое преимущество — это проводимая профессионалами научно-техническая обработка документов, делающая их хранение максимально эффективным.
От организации документооборота до уничтожения бумаг
Эта самая обработка включает в себя несколько процедур, без которых грамотное хранение становится просто невозможным. Особенно важна она в ситуации, когда компания лишь намеревается организовать документооборот с нуля и не представляет что делать с огромными кипами бумаг.
В такой ситуации все экземпляры должны разделяться по датам, осуществляется классификация и каталогизация, а также следующие операции:
- составление подробных описей, которые в будущем позволят быстро найти нужный документ;
- уничтожение тех бумаг, срок хранения которых уже завершился;
- распределение банков по папкам, их расстановка в алфавитном порядке;
- сканирование документов и перенос их цифровых копий в электронный архив, надежно защищенный от несанкционированного проникновения;
- подробный учет тех бумаг, которые поступают в архив уже после обработки.
Все это задача для профессионалов, так как зачастую владельцы компаний не слишком хотят заниматься созданием архивов, наймом опытных сотрудников. Именно поэтому передача архивирования в стороннюю компанию, знающую все о хранении важной бухгалтерской документации — лучшее и практичное решение.
